A partir da instalação do Biblivre, o software cria automaticamente uma conta de Administrador do Sistema, com login e senha padrão. O Administrador do Sistema é o super usuário, portanto possui permissão para executar todas as ações do Biblivre. Existe uma guia para Fornecedor, onde é possível fazer o cadastro de fornecedores contendo todos os seus dados. Para encontrar um fornecedor já existente no sistema, basta pesquisar pelo Nome de fantasia, Razão social ou CNPJ. Também é possível excluir ou editar o registro do mesmo. A requisição de uma obra é feita a partir da guia Requisição, selecionando o botão novo e preenchendo o formulário. Para recuperar uma requisição feita anteriormente, pode ser feita uma busca pelo número da requisição, por requerente, data da requisição, autor da obra, título, ou por requisições pendentes, atendidas ou ainda ambas. A requisição pode ser excluída, alterada ou apenas visualizada. As ações de Pedido e Cotação seguem os mesmos passos das ações anteriores. O software também disponibiliza relatórios, que podem ser acessados através da guia Relatórios: PEDIDOS DE AQUISIÇÃO; CATALOGAÇÃO; CIRCULAÇÃO.
O software é simples, completo e autoexplicativo, o que torna seu gerenciamento fácil e satisfatório.Fonte: Manual BIBLIVRE3. Disponível em: <http://www.biblivre.org.br/joomla/index.php?option=com_content&view=article&id=39%3Amanuais-a-tutoriais&catid=27%3Ahelp&Itemid=60&lang=pt> Acesso: 11 jun. 2012.
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