Seminário

Ao final do semestre, apresentamos todo o nosso trabalho em um rápido seminário. Utilizamos os seguintes slides, feito por nós:

 

 

 

Circulação

O processo de circulação pelo Biblivre é extremamente simples.

Inicialmente, deve-se cadastrar o usuário.

São campos de cadastro simples e não obrigatórios, mas completos.

 

Com o cadastro efetuado, é possível realizar o processo de empréstimo. Busca-se o usuário pelo nome ou pelo número de matrícula.

 

Depois de encontrar e selecionar o usuário, vá para aba de Emprestar / Devolver e busque a obra desejada pelo Tombo Patrimonial ou pelo Código de Barras.

Basta clicar em "Emprestar" e o empréstimo constará no sistema.

Além desses procedimentos, é possível fazer Reservas, Carteirinhas e controlar o Acesso do leitor.

Impressões

           A catalogação no formato MARC do software é completa. Porém, para sua plena utilização, é necessário conhecimento prévio sobre como catalogar no formato MARC. Ainda assim, é possível preencher os campos principais com as informações contidas nas obras.

O software BIBLIVRE permite a Catalogação pelo Formato MARC.

              

                  O MARC (Machine Readable Cataloging) foi o primeiro formato de registro bibliográfico a ser mais amplamente utilizado. Este formato foi criado, em 1966, pela Library of Congress a partir da estrutura das regras de catalogação utilizadas nos EUA. Sendo assim, segue a estrutura proposta pelo AACR2. Apresenta praticamente a mesma estrutura que as fichas catalográficas convencionais segundo a AACR2 e segue suas regras para a descrição dos campos e pontos de acesso.

            Segundo a professora Cristina Ortega (2009) o formato MARC foi concebido ao mesmo tempo em que os computadores estavam se desenvolvendo e ao mesmo tempo em que se discutiam o Código Internacional de Catalogação. De acordo com a autora, foi por esse motivo que o MARC apresenta restrições decorrentes das limitações dos computadores e da tradição anglo-americana da catalogação naquele momento.

       O formato MARC nasce com vistas ao intercambio de dados bibliográficos entre sistemas computacionais, o formato define um padrão para a entrada de dados, possibilitando a cooperação e a troca de dados bibliográficos através do computador.

            De forma geral, o MARC pode ser definido como um conjunto de padrões para identificar, armazenar e comunicar informações bibliográficas em formato legível por maquina. Foi criado de forma que diferentes computadores e programas pudessem reconhecer processar e estabelecer pontos de acesso dos elementos que compõem a descrição bibliográfica.

Fonte: Anotações das aulas de Representação Descritiva II do curso de Ciências da Informação e da Documentação da Universidade de São Paulo no Campus de Ribeirão Preto. 1º Semestre de 2011.

Interface Usuário

O Biblivre apresenta uma interface simples e de fácil navegação. Em caso de dúvida, o usuário pode utilizar o manual disponível, ou consultar as perguntas frequentes. São disponíveis diferentes formas de buscas:

*Bibliográfica: Pode ser por título, autor, assunto, data de publicação, etc. O software considero o uso de “e”, “ou”, “não”. Através do botão “Repetir” é realizada uma busca mais detalhada.

*Vocabulário controlado: Utiliza palavras ou termos que podem estar relacionados a classe, assuntos relacionados, assunto geral ou mais específico.

*Autoridades: Quando acontece por nome e/ou sobrenome de autor (pessoa física), entidades coletivas (pessoa jurídica), ou eventos.

Um recurso que está relacionado a busca e que visa a comodidade do usuário, é a possibilidade de impressão da lista de buscas.

Assim o Biblivre se apresenta ao usuário como um software fácil utilizar (autoexplicativo), simples, porém completo, com ferramentas que atendem as necessidades do usuário de forma a tornar sua navegação agradável e comoda.  

Fonte: Manual BIBLIVRE3. Disponível em: <http://www.biblivre.org.br/joomla/index.php?option=com_content&view=article&id=39%3Amanuais-a-tutoriais&catid=27%3Ahelp&Itemid=60&lang=pt> Acesso: 25 jun. 2012.

Aspectos

De acordo com os slides da aula de Automação e Informação, ministrada pelo Prof. Dr. José Eduardo Santarem Segundo, os seguintes tópicos compõem os Aspectos de Operação e os Aspectos Técnicos que um sistema pode ter. Para completar, mostramos se o Biblivre tem ou não os requisitos para cada tópico.

Aspectos de Operação:

• Administração - (Módulo que permite o acompanhamento e avaliação das atividades do ponto de vista gerencial)

SIM

• Aquisição - (Módulo gerenciador do processo de aquisição de materiais bibliográficos ou não, por doação, permuta e compra)

SIM

• Catalogação - (Módulo gerenciador do registro das informações bibliográficas, segundo padrões internacionais)

SIM

• Seriados - (Módulo gerenciador do registro das informações de seriados e fascículos)

NÃO

• Circulação e Caixa - (Módulo que gerencia o uso e circulação dos documentos da Biblioteca)

SIM

• DSI (Disseminação Seletiva da Informação) - (Módulo gerenciador das atividades de divulgação, contribuindo para o processo de disseminação de informações)

NÃO

• Cadastro de exemplares - (Módulo gerenciador do registro das informações dos exemplares físicos dos registros bibliográficos)

SIM

• Pesquisa no catálogo - (Constituem-se em recursos especiais de pesquisa para localizar documentos em múltiplas bases de dados, com filtragem de resultados e combinações de conjunto)

SIM

• Referência - (Módulo gerenciador do registro das informações de entrevistas e solicitações)

SIM

• Relatórios - (Módulo para emissão de listas, relatórios e estatísticas)

SIM

Aspectos Técnicos

• Acesso - (Módulo que permite o acesso remoto do sistema e o compartilhamento de dados e recursos)

SIM

• Armazenamento - (Banco de dados que permite o registro dos arquivos em formato eletrônico com o objetivo de controlar os processos)

NÃO

• Arquitetura - (Módulo de arquitetura multiplataforma, Cliente-Servidor e Multicamada)

SIM

• Programação - (Módulo de API's - Application Program Interfaces-; OOP -Programa Orientada à Objetos-; Listas resumidas de dados nos módulos; Upgrade por pacotes –Patches-)

NÃO

• Interface - (Módulo de interface gráfica, multilíngue e Personalizável; Campos com valores pré-determinados ou cumulativos que já foram preenchidos)

NÃO

• Segurança - (Refere-se a segurança ao acesso de informações da base de dados. Está relacionado ao tipo de acesso que o usuário pode ter; acesso diferenciado com senha aos diferentes módulos – processos - e com permissão por biblioteca. Também envolve o cadastro individual de todas as atividades realizadas no programa. O Backup de todos os dados no sistema, assim como o bloqueio de dados durante sua transição. Permissão ao operador para transição por biblioteca, de forma a identificar ranges de IP permitidos ao operador. Bem como ranges de IP permitidos para acesso pelo operador (módulo de trabalho) e pelo usuário (módulos de consulta).

SIM

• Uso - Refere-se ao acesso do usuário a base de dados e seu gerenciamento. Pode ser feito através de atualizações automáticas do módulo do cliente, ou dinâmicas da ajuda on line pelo bibliotecário. Também controles especificos para arquivos e museus; ajudas on line por módulo e campo, ajuda para preenchimento de campos no módulos; integração dos módulos; leitura de códigos de barras de objetos físicos (cartão usuário, nota fiscal, etc.) e atualização do pacote de instalação. -

SIM

• Controle de Processos - (Módulo de agendamento de processos, de auditoria total e de processos em background – daemons -)

NÃO

• Características desejáveis da empresa produtora do software de Automação de Bibliotecas - (Módulo de política de desenvolvimento de software; Suportes e Treinamento de usuários)

NÃO

Relatórios

O software BIBLIVRE possui a função de Relatórios, localizada na guia “Administração”. Por meio dessa função é possível realizar Relatórios de diversos aspectos do sistema em relação a Aquisição, a Catalogação e a Circulação de suas obras.

Para acessar as funções de Relatórios, é preciso selecionar em Administração a opção Relatórios. Os seguintes relatórios estão disponíveis:

• Aquisição:

ü  Relatório de Pedidos de Aquisição efetuados por período (solicita data inicial e final do período);

• Catalogação:

ü  Sumário do catálogo (base principal ou trabalho - em ordem de classificação; alfabética por autor ou título);

ü  Estatística por Classificação Dewey (base principal ou trabalho - número de títulos e de exemplares por classe);

ü  Relatório de Inclusão de Obras por período (solicita data inicial e final do período);

ü  Relatório Bibliografia do autor (solicita autor para busca);

ü  Relatório de Tombo Patrimonial;

ü  Relatório Completo de Tombo Patrimonial (inventário);

ü  Relatório Topográfico (ordenado por Localização);

• Circulação

ü  Relatório por usuário (solicita nome ou matrícula do usuário);

ü  Relatório de todos os usuários;

ü  Relatório de empréstimo em atraso;

ü  Relatório de reservas;

ü  Relatório do total de pesquisas por período (solicita data inicial e final do período);

ü  Relatório de empréstimo por período (solicita data inicial e final do período).

Dessa forma, pode-se concluir que o software BIBLIVRE disponibiliza diversos tipos de Relatórios importantes para a manutenção dos serviços que oferece. Ainda assim, faltam alguns Relatórios com informações pertinentes, como:

ü  Relatório de obras mais pedidas;

ü  Relatório de obras mais acessadas;

ü  Relatório de obras em falta;

ü  Relatório de obras descartadas;

ü  Relatório com a quantidade de obras.

Fonte: Manual Biblivre3. Disponível em: <http://www.biblivre.org.br/joomla/index.php?option=com_content&view=article&id=39%3Amanuais-a-tutoriais&catid=27%3Ahelp&Itemid=60&lang=pt>. Acesso em: 11 de jun. de 2012.

Questões Administrativas

A partir da instalação do Biblivre, o software cria automaticamente uma conta de Administrador do Sistema, com login e senha padrão. O Administrador do Sistema é o super usuário, portanto possui permissão para executar todas as ações do Biblivre. Existe uma guia para Fornecedor, onde é possível fazer o cadastro de fornecedores contendo todos os seus dados. Para encontrar um fornecedor já existente no sistema, basta pesquisar pelo Nome de fantasia, Razão social ou CNPJ. Também é possível excluir ou editar o registro do mesmo. A requisição de uma obra é feita a partir da guia Requisição, selecionando o botão novo e preenchendo o formulário. Para recuperar uma requisição feita anteriormente, pode ser feita uma busca pelo número da requisição, por requerente, data da requisição, autor da obra, título, ou por requisições pendentes, atendidas ou ainda ambas. A requisição pode ser excluída, alterada ou apenas visualizada. As ações de Pedido e Cotação seguem os mesmos passos das ações anteriores. O software também disponibiliza relatórios, que podem ser acessados através da guia Relatórios: PEDIDOS DE AQUISIÇÃO; CATALOGAÇÃO; CIRCULAÇÃO.

O software é simples, completo e autoexplicativo, o que torna seu gerenciamento fácil e satisfatório.




Fonte: Manual BIBLIVRE3. Disponível em: <http://www.biblivre.org.br/joomla/index.php?option=com_content&view=article&id=39%3Amanuais-a-tutoriais&catid=27%3Ahelp&Itemid=60&lang=pt> Acesso: 11 jun. 2012.

Impressões sobre SophiA e Ex Libris

No decorrer de duas aulas da disciplina Automação e Informação ministrada pelo Professor José Eduardo Santarem Segundo no curso de Ciências da Informação e da Documentação da Universidade de São Paulo ocorreram duas palestras que visaram a apresentação dos softwares SophiA e dos produtos Ex Libris. Estas foram realizadas por desenvolvedores e funcionários das empresas mencionadas. Sendo assim, a visão apresentada foi de divulgação e promoção de seus produtos.

A primeira visita ocorreu no dia 14 de maio de 2012 pelos desenvolvedores do software SophiA. A linha de softwares SophiA foi desenvolvida pela empresa Prima Informática e é atualmente utilizada por mais de 2500 clientes. São mais de 12 anos de experiência da empresa no desenvolvimento de softwares para gestão de bibliotecas.

O software SophiA, além de ser uma ferramenta que organiza dados, melhora a qualidade de atendimento ao cliente, transforma informações em resultados, contribui para o aprimoramento do desempenho de sua equipe e fornece informações gerenciais para o suporte das decisões estratégicas da sua instituição. Conta com relatórios gerenciais desenvolvidos no padrão do MEC para autorização e reconhecimento de cursos. Os relatórios possuem filtros de período e biblioteca, para alguns, há possibilidade de serem gerados com quebra por semestre e englobam: números de empréstimos por curso; acervo por área do conhecimento e forma de aquisição; bibliografia dos cursos; acervo por área do conhecimento; acervo por tipo de material; números de empréstimos por tipo de usuário.

A Prima Informática consegue fornecer licenças e suporte a um custo acessível e compatível com o tamanho da organização.

Os serviços web possuem uma interface customizável que permite à organização, adequar seu terminal ao padrão visual do site da instituição. Pode-se criar um perfil e senha para cada operador do sistema, com permissões específicas, assim, é possível acompanhar as ações de cada operador por meio de filtros e relatórios gerenciais. O software também permite, por meio de uma API de web services, a integração com outros sistemas usados na instituição, assim, não é necessário cadastrar usuários em dois sistemas distintos, pois o sistema de gestão exporta os dados para o SophiA.

O SophiA Biblioteca possuí capacidade ilimitada de registros; Acesso por número ilimitado de operadores simultâneos para consulta e cadastro; Adoção de padrões estabelecidos para área da biblioteconomia: AACR2, ABNT, MARC 21; Adoção de padrões internacionais para intercâmbio de dados: MARC 21, ProtocoloZ39.50, ISO2709, Protocolo OAI-PMH; Múltiplos idiomas disponíveis; Disponibilização de consulta e serviços via internet, em ASP ou PHP; Controle de acesso ao sistema definindo perfis de usuários e permissões para inclusão, edição ou exclusão de registros e auditoria com log de operações; Gestão de acervo e políticas de circulação em múltiplas bibliotecas pertencentes a uma mesma rede; Definição de configurações gerais (por instituição) e locais (por biblioteca); Não requer conhecimento prévio do formato MARC. O SophiA Biblioteca possui um exclusivo sistema de conversão online do padrão AACR2 (nível 3) para MARC-21 e vice-versa.

No dia 21 de maio de 2012 durante a aula de Automação e Informação ocorreu a segunda palestra realizada com funcionários da empresa Ex Libris com o objetivo de apresentar aos alunos, os produtos desenvolvidos por ela. O grupo Ex Libris é pioneiro em automação para bibliotecas, centros de documentação e informação. Oferece um software completo para a gestão e distribuição de materiais impressos, digitais e/ou eletrônicos. O Ex Libris atende a bibliotecas de diferentes tipos e tamanhos, sua arquitetura é aberta e com suporte para padrões de interoperabilidade, o que permite ser um software flexível, personalizável, fácil de manter e gerenciar. Também pode ser implementado de forma autônoma, ou integrado a um acervo já existente.

Um dos sistemas oferecidos pela Ex Libris e adotado pela Biblioteca Central da USP Ribeirão Preto (BCRP) é o Aleph. Algumas de suas características:

1. Variedade de opções de busca: Bases lógicas que oferecem aos clientes da biblioteca a opção de escolher uma parte específica de seu catálogo, como periódicos, uma biblioteca específica, ou ainda materiais audiovisuais.

2. Opção de auto registro para os serviços de DSI (Disseminação Seletiva da Informação).

3. Ferramenta integrada "Pasta Virtual": Permite que os clientes da biblioteca organizem e controlem uma lista de citações localizadas no uso do OPAC da Web do ALEPH 500.

4. Módulo de Catalogação: Integra funções de catalogação com todas as demais funções do sistema. Todos os dados são armazenados em Unicode e o sistema é compatível com uma série de formatos MARC (CNMARC, Mab, MARC21, UNIMARC, etc.).

5. Integração dos módulos de Aquisição e de Periódicos (processos de aquisição, registro de faturas, cobranças de atrasos e recebimento de materiais).

6. Módulo de Circulação: Permite que a equipe de funcionários acesse todas as funções com um único clique do mouse ou um comando equivalente do teclado. Para determinar a data e hora da devolução, a política de empréstimo do módulo examina os status de item e de usuário definidos pela biblioteca, além de verificar o calendário de funcionamento.

7. Módulo de Empréstimos Entre Bibliotecas: Permite administrar os pedidos imediatos e não imediatos criados pelos usuários e funcionários.

Através dessas informações que nos foram passadas podemos concluir que há softwares e produtos disponíveis no mercado que possuem um alto padrão para automatizar os serviços e processos realizados nas bibliotecas. As empresas Prima Informática e Ex Libris possuem serviços que satisfazem grande parte dessa necessidade.

Administração e Usuários

Em relação a questão administrativa para os seus usuários, o software BIBLIVRE disponibiliza alguns serviços. São eles:

• Troca de senha: Para trocar a senha padrão do ADMIN ou para trocar a qualquer outra senha, selecione em Administração - Troca de senha. Na tela que se abrirá digite a senha adotada pelo usuário, a nova senha e a repetição da nova senha, e em seguida Salvar para gravar a nova senha ou Limpar para reiniciar o procedimento;
• Manutenção: Para acessar a função de manutenção (geração de cópia de segurança – backup e reindexação de bases de dados), selecione Administração – Manutenção;
• Relatórios: Para acessar as funções de relatórios, selecione em Administração - Relatórios. Nesta versão estão disponíveis os seguintes relatórios:

• AQUISIÇÃO:

• Relatório de Pedidos de Aquisição efetuados por período (solicita data inicial e final do período);

• CATALOGAÇÃO:

• Sumário do catálogo (base principal ou trabalho - em ordem de classificação; alfabética por autor ou título);
• Estatística por Classificação Dewey (base principal ou trabalho - número de títulos e de exemplares por classe);
• Relatório de Inclusão de Obras por período (solicita data inicial e final do período);
• Relatório Bibliografia do autor (solicita autor para busca);
• Relatório de Tombo Patrimonial;
• Relatório Completo de Tombo Patrimonial (inventário);
• Relatório Topográfico (ordenado por Localização);

CIRCULAÇÃO

- Relatório por usuário (solicita nome ou matrícula do usuário);

- Relatório de todos os usuários;

- Relatório de empréstimo em atraso;

- Relatório de reservas;

- Relatório do total de pesquisas por período (solicita data inicial e final do período);

- Relatório de empréstimo por período (solicita data inicial e final do período).

• Login e permissões: Em Administração - Login e permissões o programa permite ao ADMIN (super usuário e administrador do sistema) acessar e controlar as permissões dos usuários do sistema.

O programa possibilita ao ADMIN (super usuário e administrador do sistema) Listar todos os usuários ou selecionar o usuário por nome ou matrícula para alterar o login e permissões ou cadastrar nova senha.

• Tipos de usuário: Em Administração - Tipos de usuário o programa permite visualizar os tipos de usuário cadastrados. Selecione o botão Excluir para eliminar um tipo de usuário cadastrado.

Em Administração - Tipos de usuário - Novo o programa permite cadastrar um novo tipo de usuário. Após editar o formulário selecione Cancelar para não criar o registro ou Salvar para gravar os dados.

Em Administração - Tipos de usuário o programa permite alterar um tipo de usuário cadastrado mediante a seleção do tipo. Após editar o formulário selecione Cancelar para não criar o registro ou Salvar para gravar os dados.

• Cartões: Em Administração - Cartões o programa possibilita a administração de cartões de acesso.

Em Administração - Cartões - Listar Todos o programa possibilita visualizar todos os cartões cadastrados. Selecione o botão Excluir para eliminar um cartão cadastrado ou Bloquear para impedir o seu uso caso tenha sido cancelado ou extraviado.

O programa permite buscar um determinado cartão para consultar sua situação, para exclusão ou bloqueio.

Em Administração - Cartões - Novo o programa possibilita adicionar novo cartão ou sequência de cartões. O cadastramento de um novo cartão ou de uma sequência de novos cartões pode ser feito através do preenchimento dos campos de prefixo, sufixo, número inicial e número final conforme as instruções na tela. O programa possibilita a pré-visualização do cartão.

Fonte: Manual BIBLIVRE3. Disponível em: <http://www.biblivre.org.br/joomla/index.php?option=com_content&view=article&id=39%3Amanuais-a-tutoriais&catid=27%3Ahelp&Itemid=60&lang=pt>